時間管理-先吃掉那隻青蛙心得,想提升效率?這12點不能不知道

時間管理-先吃掉那隻青蛙心得,想提升效率?這12點不能不知道

前言

我為什麼會讀這本書?既然你找到這一篇文章,那麼你可能也跟我一樣覺得事情很多,是不是覺得自己很忙,做完一件事情,另一件事又緊接著上來?

覺得永遠有做不完的事?這就是我看這本書的原因了。

如果你也有時間管理的問題,那麼你該看看接下來的內容。

這本書書名很特別「吃掉那隻青蛙」,這句話幾乎就是全書的重點。


如果你必須吃掉2隻青蛙,先吃比較醜的那隻

「青蛙」指的是你最大、最重要的工作,

如果你不馬上開始執行,你很有可能會將它拖延不做。

所以假如你必須完成2件工作的話,記得約束自己從最重要的工作先著手,

堅持到底,直到工作完成再去處理其他工作。


你的目標是什麼?

你做了那麼多工作,是為了達到什麼成果?

不要想著一定要把所有事情做完,因為永遠也做不完,事情總是會一件接一件蜂擁而來。

確立了明確的目標後,你才能清楚知道,什麼事對於你的目標才是最重要的,

接著設下期限、訂出計畫,並按照計畫採取行動。

請用紙筆把它紀錄下來(這很重要!)

因為看的到,摸的到,你能確保它沒有任何錯誤、不是模糊的期望。

成功的必備條件是擁有明確的目標,也就是知道自己想要什麼,且炙烈可望去實現它。拿破崙・希爾(Napoleon Hill)


事前訂立適當的計畫,能避免不良的表現

事先計畫有什麼好處?

1.你每花1分鐘計畫,就能夠節省10分鐘的執行時間。

2.確保你正在完成重要的事。

3.看到自己一步一步完成清單,成就感會使你做得更快、更好。

著手完成個人計劃表

從今天開始在紙上預先計畫每個月、每一週、每一天,

將所有工作按照重要性和緊急程度排出你的執行順序,

並且按表執行計畫,

如果之後又想到新事項,在執行前將它加到計劃表中。

計劃就是將未來帶到眼前,讓你現在就能對他採取一點行動。亞倫・賴金(Alan Lakein)


運用80/20法則

此法則是由義大利經濟學家維爾夫雷多・帕瑞托(Vilfredo Pareto)所創。

少部分重要的事,決定大部分的結果。

但是偏偏大部分的人都會優先處理80%低價值的工作,

所以請找出你計劃表上前20%重要的事,

當你尚未完成前20%的工作之前,務必堅定地放下其餘80%較不重要的工作。

只要運用得當,我們永遠有足夠的時間。約翰・渥夫剛・凡・歌德(Johann Wolfgang Von Goethe)


如何找出20%少數重要的事?

重要的事物會帶來長遠的影響,例如:固定閱讀、增進技能…

不重要的事則很少或根本不會造成長遠的影響。

問問自己:「這件事對自己渴望的未來會有什麼影響嗎?」


聚焦於關鍵成果領域

高度表現的根本,就是先確定你的關鍵工作是什麼,

列出幾項你的重要職責,並為自己打分數,

1~10分,這些重要職責你分別能夠拿到幾分?

如果你發現有項職責表現特別差,那就開始擬訂計畫,

來改善它,否則他將會使你的表現受到牽制。


做好準備,開始工作

工作前先將你所有需要的東西準備好,並且創造一個舒適的工作環境,這個動作不會花你太多時間,卻可以大大的提升你的工作效率,

我想你不會希望在你集中思考的時候,為了拿一支筆,一張紙,使你分心、延宕。


一次只做一點

若需要完成一項龐大的任務時,會覺得很困難、沒動力、想偷懶?

如果你跟我一樣有以上症狀,那就約束自己一次只做其中一項工作吧!

一項一項地繼續下去,最後所得的成果,將會令你自己十分訝異。

如果能不屈不撓地一次只全力投入一件事情,能力平庸的人也能有非凡的成就。—山謬爾・史邁斯(Samuel Smiles)

※以下是 理科太太 在YT對於拖延症的解釋


精進你的專業技能

執行一項不擅長的工作,不僅費時、費力,可能還會讓人想拖延,讓你的成果不盡理想。

就像我寫文章一樣,當我不熟悉時,每篇文章都要寫很久,就算花了大把的時間,沒有價值的文章也是不會有人想看的,

所以我可能還要學習更多有價值的內容,多練習寫文章,打字速度,加強SEO的能力…

當我對這項技能越是熟悉,就越能得心應手,得到更多成就感,越能積極地創造更多價值給大家。


鞭策自己

大多數的人都在等著別人去推動他們。

不要成為這樣的人,因為這樣你永遠無法到達你想要的目標,你可能會花一輩子的時間去等待。

學習自律,為你的目標訂下期限,然後自發性地去努力實現,

通常你要做的比其他人更好,超越職責對你的要求。


運用科技的力量,拒絕被他控制

沒有什麼東西是絕對的好壞,全看妳如何去利用它,炸彈可以開闢隧道,也可以傷害他人。

同樣的,科技能夠吃掉你的時間也能夠提升妳的效率,

拒絕成為科技的僕人,拒絕沉迷在社群平台、影音視頻、遊戲平台上的時間已是基本,

這本書講的是,太多人用掉太多時間在回復訊息和郵件上了,

實際上收件夾中的信件有80%是沒有任何附加價值的,應該立即刪除,

而其餘20%中也只有4%是真正需要回復的,其他的16%可以暫時擱置不理。

雖然科技吸引太多人的注意力了,但用的好卻能幫助你提升效率、做好時間管理,全看你如何選擇。


運用專注的力量

很多人相信他們一次能處理多項工作,但他們其實只是不斷不同工作中切換而已,並非同時處理多項工作,

當一件工作被打斷後,我們必須花約17分鐘,才能重新將注意力完全放在當前的工作中。

提到專注,我第一個想到的是Jerry,他非常相信專注的力量,因為他專注在學習和實踐聯盟行銷這一塊上,

使他22歲就成為百萬聯盟行銷創業家,甚至之後創立聯盟行銷大師班,幫助了超過3000為學員,學習聯盟行銷,當然,我也是其中一位,正在努力中。

※以下是 Jerry 在YT的影片分享

延伸閱讀:聯盟行銷是什麼?創造網上被動收入方法完整介紹


規劃每天的每一分鐘

我明天要運動,跟我明天下午4點到5點要運動是有差別的。

開始預先計畫好明天的行程,固定的時間完成固定的工作,

將每天最有價值、最有生產力的時間,留給你目前最重要的工作,

首先你必須了解自己所有工作需要多少時間,請給個合理的時間,不要太高估自己,這可能會需要一段時間調整,

當妳規劃好行事曆之後就開始徹底執行。

最後我認為,如果遇到突發事件就更改妳的行事曆吧!不要讓突發事件影響之後所有行程。

所謂突發事件是那些不可控的因素,例如:家人突然有事找你、突然有新的重要工作…

PS:上部影片Jerry的分享中認為不需要設定時間,但我覺得設定時間對我是有幫助的,每個人都可以選擇最適合自己當方法去執行喔!


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